Cara Membuat Newsletter Email untuk Bisnis: Langkah, Ide Isi, dan Contoh

Newsletter adalah email rutin yang kamu kirim ke pelanggan yang sudah mendaftar, misalnya seminggu atau sebulan sekali, berisi kabar, tips, produk baru, atau promo. Cara membuatnya: tentukan tujuan dan pembacanya, kumpulkan pelanggan yang memberi izin, siapkan domain pengirim, susun isi dengan satu pesan utama, uji, lalu kirim dengan jadwal yang konsisten. Setelah itu ukur hasilnya dari klik, bukan hanya dari jumlah yang membuka.

Berikut langkah lengkapnya, ide isi, kerangka yang bisa langsung dipakai, dan kesalahan yang sering membuat newsletter tidak dibaca.

Kenapa bisnis kecil perlu newsletter?

Media sosial dan marketplace punya aturan sendiri: jangkauan unggahanmu bisa turun kapan saja, dan data pembelinya bukan milikmu. Daftar email berbeda. Daftar itu milikmu, dan pesanmu sampai langsung ke inbox orang yang memang memintanya.

Newsletter juga murah dirawat. Satu email yang ditulis sekali bisa sampai ke ratusan atau ribuan pelanggan, dan membuat bisnismu tetap diingat di antara dua pembelian.

1. Tentukan tujuan dan siapa pembacanya

Sebelum menulis apa pun, jawab dua pertanyaan:

• Untuk siapa newsletter ini? Pembeli toko online, peserta kelas, klien jasa, atau reseller punya kebutuhan yang berbeda. Kalau pembacamu beragam, pisahkan dalam beberapa daftar.
• Apa yang mereka dapat? "Promo tiap Jumat", "tips merawat tanaman dua kali sebulan", atau "kabar stok baru untuk reseller". Janji ini nanti ditulis di formulir langganan.

Tujuan yang jelas memudahkan semua langkah berikutnya, dari memilih isi sampai menentukan seberapa sering mengirim.

2. Kumpulkan pelanggan dengan izin

Newsletter hanya boleh dikirim ke orang yang mendaftar sendiri atau jelas setuju menerima emailmu. Mengirim ke daftar yang dibeli atau alamat yang dikumpulkan dari internet adalah cara tercepat masuk folder spam. Meminta izin juga sejalan dengan UU Pelindungan Data Pribadi (UU No. 27 Tahun 2022).

Tempat mengumpulkan pendaftar:

• Formulir langganan di website atau toko online, dengan janji yang jelas: "Dapatkan promo mingguan dan diskon 10% untuk pesanan pertama."
• Saat checkout, dengan kotak centang "Kirimi saya kabar promo" yang tidak dicentang otomatis.
• Link formulir di bio Instagram atau di pesan WhatsApp ke pelanggan lama.

Pakai double opt-in bila bisa: pendaftar harus mengklik link konfirmasi di emailnya dulu sebelum masuk daftar. Daftarmu jadi bersih dari alamat palsu dan salah ketik.

3. Siapkan domain pengirim

Kirim newsletter dari alamat di domain bisnismu sendiri, misalnya [email protected], bukan dari Gmail pribadi. Email massal dengan alamat pengirim @gmail.com yang dikirim lewat layanan lain gagal pemeriksaan DMARC Gmail, jadi mudah ditolak atau masuk spam. Penjelasannya ada di batas kirim email Gmail per hari.

Domain itu perlu dipasangi SPF, DKIM, dan DMARC supaya Gmail dan Yahoo percaya emailnya benar dari kamu. Caranya kami jelaskan di SPF, DKIM, dan DMARC: pengertian dan cara memasangnya.

Pakai juga nama pengirim yang langsung dikenali, misalnya "Toko Rina" atau "Rina dari Toko Rina", dan alamat balasan yang benar-benar dibaca.

4. Tentukan jadwal dan frekuensi

Tidak ada frekuensi yang benar untuk semua bisnis. Yang penting konsisten dan sesuai janji di formulir langganan.

Mulailah dari frekuensi yang sanggup kamu jaga. Newsletter bulanan yang selalu datang lebih baik daripada newsletter mingguan yang berhenti setelah tiga edisi. Pilih juga hari dan jam yang tetap, supaya pelanggan terbiasa.

5. Susun isi newsletter

Kesalahan paling umum adalah menjejalkan semuanya ke satu email. Newsletter yang dibaca biasanya punya satu pesan utama ditambah dua atau tiga hal pendek.

Ide isi yang bisa digilir:

• Produk atau layanan baru, dengan foto dan satu kalimat kenapa ini menarik.
• Tips yang berguna dan berkaitan dengan produkmu, misalnya cara merawat kain batik untuk toko batik.
• Cerita di balik bisnis: proses produksi, tim, atau pesanan unik minggu ini.
• Testimoni atau foto dari pelanggan, dengan izin mereka.
• Promo atau kupon yang jelas batas waktunya.
• Jawaban atas pertanyaan yang sering masuk lewat WhatsApp atau DM.

Campurkan isi yang bermanfaat dengan promo. Kalau setiap email hanya berisi "Diskon! Beli sekarang!", pelanggan cepat bosan dan berhenti membuka.

Contoh kerangka newsletter

Kerangka ini bisa kamu salin untuk toko online. Bagian {{nama_depan|Kak}} adalah merge tag yang otomatis terisi nama depan penerima, atau "Kak" kalau namanya kosong.

Subjek: Koleksi akhir tahun sudah datang, {{nama_depan|Kak}} Preheader: Plus cara memilih ukuran yang pas, dan kupon gratis ongkir sampai Minggu.

[Logo Toko Rina]

Halo {{nama_depan|Kak}},

Koleksi akhir tahun sudah bisa dipesan. Ada 12 model baru, dengan bahan katun yang tetap adem dipakai seharian. [Foto produk utama]

[Lihat koleksi baru]

Tips minggu ini: cara memilih ukuran gamis. Ukur lingkar dada, lalu tambahkan 4–6 cm supaya tidak sesak. Tabel ukuran lengkapnya ada di setiap halaman produk.

Dari pelanggan: [Kutipan singkat dari ulasan pelanggan sungguhan, dengan izinnya]

Pakai kode ONGKIRFREE untuk gratis ongkir sampai Minggu, 23.59 WIB.

Sampai jumpa Jumat depan, Rina, Toko Rina

[Footer: alamat usaha · berhenti berlangganan]

Perhatikan polanya: satu kabar utama dengan satu tombol, lalu dua bagian pendek, lalu satu promo dengan batas waktu yang jelas.

6. Desain yang nyaman dibaca di HP

Banyak penerima membuka email di HP. Beberapa aturan sederhana:

• Satu kolom, teks cukup besar, paragraf pendek.
• Tombol yang mudah ditekan jempol, dengan tulisan yang jelas seperti "Lihat koleksi baru", bukan "Klik di sini".
• Jangan membuat email yang isinya hanya satu gambar besar. Kalau gambar tidak dimuat, pembaca tidak melihat apa-apa, dan email seperti ini lebih sering ditandai spam.
• Pakai gambar PNG atau JPG. Format WebP, AVIF, dan SVG berisiko tidak tampil di Outlook dan sebagian aplikasi HP.
• Sediakan link berhenti berlangganan yang mudah ditemukan. Orang yang tidak bisa berhenti berlangganan cenderung menekan tombol "Laporkan spam".

7. Uji sebelum dikirim

Kirim email tes ke dirimu sendiri dan buka di HP serta komputer. Periksa:

• apakah subjek dan preheader terbaca utuh di daftar inbox,
• apakah nama sapaan terisi dengan benar,
• apakah semua link dan tombol menuju halaman yang benar,
• apakah gambar tampil, dan email tetap masuk akal kalau gambar tidak dimuat.

8. Ukur hasilnya dan perbaiki

Setelah terkirim, lihat tiga angka ini:

• Klik: berapa persen penerima yang mengklik link. Ini ukuran paling bisa dipercaya bahwa isimu menarik.
• Dibuka: berguna untuk membandingkan subjek dari edisi ke edisi. Tapi ingat, sebagian aplikasi seperti Apple Mail membuka email secara otomatis, jadi angka ini bisa lebih tinggi dari kenyataan.
• Berhenti berlangganan dan laporan spam: kalau naik, mungkin kamu terlalu sering mengirim, atau isinya tidak sesuai janji.

Lihat juga link mana yang paling banyak diklik. Itu petunjuk paling jujur tentang apa yang diminati pelangganmu, dan bahan untuk edisi berikutnya. Untuk menguji subjek mana yang lebih banyak dibuka, lihat contoh subject email promosi dan cara mengujinya.

Kesalahan yang sering terjadi

• Mengirim tanpa izin, misalnya ke semua kontak WhatsApp atau daftar pembeli lama yang tidak pernah setuju menerima email.
• Jadwal yang tidak konsisten. Hilang tiga bulan, lalu tiba-tiba mengirim lima email dalam seminggu.
• Terlalu banyak pesan dalam satu email, sehingga tidak ada yang benar-benar diklik.
• Isinya hanya jualan. Beri alasan untuk membuka selain diskon.
• Tidak pernah melihat laporan. Newsletter yang tidak diukur tidak akan membaik.

Cara membuat newsletter di Kirim.id

1. Buat audience di menu Audiences, misalnya "Pelanggan Newsletter". Pilih mode double opt-in untuk pendaftar lewat formulir.
2. Pasang Form Subscribe dari tab Form Subscribe & Opt-in di audience itu, atau sambungkan toko WordPress/WooCommerce lewat plugin Kirim.id. Pelanggan lama yang sudah setuju bisa diimpor dari file CSV.
3. Verifikasi domain pengirim di Settings → Domains.
4. Buat template di menu Templates dengan editor Drag & Drop (susun blok teks, gambar, dan tombol tanpa coding) atau Kode HTML. Template ini dipakai ulang untuk setiap edisi.
5. Buat campaign lewat wizard 4 langkah: subjek dan pengirim, pilih template, isi konten dan preheader, lalu tinjau. Di langkah terakhir, kirim email tes ke maksimal 5 alamat, lalu pilih Kirim Sekarang atau Jadwalkan di jam yang kamu mau (WIB).

Kirim.id otomatis menambahkan footer berisi nama dan alamat usaha serta link berhenti berlangganan kalau emailmu belum punya, dan melewati alamat yang sudah bounce atau berhenti berlangganan tanpa memotong koin. Setelah terkirim, laporan campaign menampilkan persentase dibuka dan diklik, link yang paling banyak diklik, dan, kalau pelacakan konversi dipasang, berapa order dan rupiah yang datang dari newsletter itu.

Biayanya 1 koin (Rp0,5) per email terkirim. Panduan lengkapnya ada di Mengirim kampanye pertama, Menggunakan editor drag & drop, dan Segmentasi audiens.

Ringkasan

• Tentukan dulu untuk siapa dan apa yang mereka dapat, lalu tulis janji itu di formulir langganan.
• Kirim hanya ke yang memberi izin, dari domain sendiri yang sudah diautentikasi.
• Jaga jadwal yang konsisten. Bulanan yang rutin lebih baik daripada mingguan yang berhenti.
• Satu email, satu pesan utama dan satu tombol, ditambah dua atau tiga hal pendek.
• Uji sebelum mengirim, lalu ukur dari klik, link terpopuler, dan jumlah yang berhenti berlangganan.

Siap mengirim edisi pertama? Coba email marketing Kirim.id. Akun baru mendapat 1.000 koin gratis, cukup untuk mencoba newsletter pertamamu.