Syarat Pengirim Email Massal Gmail dan Yahoo: Checklist Lengkap

Sejak 1 Februari 2024, Gmail dan Yahoo mewajibkan aturan baru bagi siapa pun yang mengirim email ke penggunanya. Ada dua lapis syarat: syarat dasar untuk semua pengirim, berapa pun volumenya, dan syarat tambahan untuk pengirim massal, yang menurut Gmail adalah pengirim lebih dari 5.000 email per hari ke akun Gmail. Intinya ada empat: domain harus terautentikasi (SPF, DKIM, DMARC), alamat From selaras dengan domain yang diautentikasi, email marketing punya tombol berhenti berlangganan satu klik, dan laporan spam dijaga di bawah 0,3%.

Artikel ini merangkum syarat resminya dari pedoman pengirim Gmail dan praktik terbaik pengirim Yahoo, lengkap dengan cara mengecek apakah emailmu sudah memenuhinya.

Siapa yang disebut pengirim massal?

Gmail menetapkan batasnya dengan jelas: pengirim yang mengirim lebih dari 5.000 email per hari ke akun Gmail. Yahoo memakai istilah yang sama, bulk sender, dengan syarat tambahan yang hampir identik.

Jangan berhenti membaca kalau volumemu masih di bawah 5.000. Syarat dasar berlaku untuk semua pengirim, dan syarat untuk pengirim massal sebaiknya dipenuhi sejak awal. Saat bisnismu tumbuh, kamu tidak perlu membenahi apa pun.

Apa syarat untuk semua pengirim?

Sebagian besar baris di atas urusan layanan pengirim yang kamu pakai, misalnya PTR, TLS, dan format email. Yang tetap jadi tanggung jawabmu adalah autentikasi domain dan tingkat laporan spam.

Apa syarat tambahan untuk pengirim massal?

1. SPF dan DKIM sekaligus, bukan salah satu.
2. DMARC aktif. Kebijakannya boleh p=none (hanya memantau), tapi DMARC harus pass.
3. Alamat From selaras. Domain di alamat From harus sama dengan domain SPF atau domain DKIM. Kirim "dari" [email protected] lewat layanan yang hanya mengautentikasi domainnya sendiri tidak memenuhi syarat ini.
4. Berhenti berlangganan satu klik untuk email marketing. Email harus membawa header List-Unsubscribe dan List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click (standar RFC 8058), sehingga Gmail dan Yahoo bisa menampilkan tombol "Berhenti berlangganan" di samping nama pengirim. Yahoo meminta permintaan berhenti diproses paling lambat 2 hari.
5. Laporan spam tetap rendah. Batasnya sama, di bawah 0,3%, tapi Gmail menyarankan menjaganya di bawah 0,1%.

Email transaksional seperti invoice, reset password, dan kode OTP tidak wajib memakai tombol berhenti berlangganan satu klik. Bedanya kami bahas di email transaksional vs email marketing.

Berapa batas laporan spam yang aman?

Kalimat resmi Gmail: jaga tingkat laporan spam di Postmaster Tools di bawah 0,10%, dan jangan sampai mencapai 0,30% atau lebih.

Supaya terbayang: 0,1% berarti 1 laporan spam dari setiap 1.000 email yang terkirim, dan 0,3% berarti 3 laporan per 1.000 email. Angkanya kecil sekali. Daftar kontak yang dibeli, atau orang yang lupa pernah mendaftar, bisa melampauinya dalam satu kampanye.

Ada dua catatan penting:

• Gmail menghitung angka ini di Google Postmaster Tools, dasbor gratis untuk pemilik domain pengirim. Kalau volumemu besar, daftarkan domainmu di sana.
• Yahoo menghitungnya dari email yang sampai di inbox, bukan dari semua email yang terkirim. Laporan spam dari penerima Yahoo dikirim ke pengirim lewat program Complaint Feedback Loop.

Bagaimana cara mengecek apakah emailmu sudah memenuhi syarat?

Cek autentikasi. Kirim email ke akun Gmail-mu sendiri, buka emailnya, klik titik tiga, lalu pilih Tampilkan versi asli (Show original). Di bagian atas, pastikan SPF, DKIM, dan DMARC semuanya bertuliskan PASS, dan domain di baris SPF/DKIM sama dengan domain alamat pengirimmu.

Cek tombol berhenti berlangganan. Di versi asli yang sama, cari header List-Unsubscribe dan List-Unsubscribe-Post. Kalau keduanya ada, Gmail biasanya menampilkan tautan "Berhenti berlangganan" di samping nama pengirim. Tautan itu tidak selalu muncul untuk pengirim yang masih baru.

Cek laporan spam. Pantau di Google Postmaster Tools untuk Gmail, dan di laporan kampanye layanan pengirimmu untuk Yahoo dan Outlook.

Bagaimana Kirim.id membantu memenuhi syarat ini?

Sebagian besar syarat di atas dipenuhi otomatis begitu domainmu terverifikasi di Kirim.id:

• SPF, DKIM, dan DMARC untuk domainmu sendiri. Saat verifikasi domain, kamu mendapat baris DNS yang tinggal disalin. Kunci DKIM-nya 2048 bit, dan email hanya bisa dikirim dari domain yang semua barisnya sudah terverifikasi.
• Alamat From selalu selaras. Email ditandatangani DKIM atas nama domainmu, dan alamat Return-Path memakai subdomain dari domainmu. SPF dan DKIM sama-sama selaras dengan alamat From.
• Berhenti berlangganan satu klik otomatis di setiap email marketing, sesuai RFC 8058. Permintaan berhenti diproses seketika, bukan dalam 2 hari. Email transaksional tidak diberi header ini.
• Laporan spam diproses otomatis. Laporan yang dikirim penyedia email lewat program feedback loop (seperti Complaint Feedback Loop Yahoo) diverifikasi lalu diproses otomatis. Penerima yang melapor masuk Daftar Filter dan tidak dikirimi lagi. Domain yang laporan spamnya di atas batas otomatis diperlambat sampai angkanya membaik.
• PTR, TLS, dan format email sudah diurus di sisi server pengirim kami.

Yang tetap di tanganmu: kirim hanya ke orang yang sudah setuju menerima email, dan jaga isi email sesuai yang mereka harapkan. Langkah praktisnya ada di cara kirim email massal tanpa masuk spam. Kalau kamu baru memakai domain baru, baca juga studi kasus pemanasan domain.

Ringkasan

Checklist syarat Gmail dan Yahoo untuk email massal:

1. SPF dan DKIM aktif untuk domain pengirim.
2. DMARC terpasang (minimal p=none) dan hasilnya pass.
3. Domain di alamat From sama dengan domain SPF atau DKIM.
4. Email marketing punya berhenti berlangganan satu klik, dan permintaan berhenti diproses paling lambat 2 hari.
5. Laporan spam di bawah 0,1%, dan tidak pernah sampai 0,3%.
6. Email transaksional dipisahkan dari email marketing.

Dengan email blast Kirim.id, poin 1 sampai 4 dan 6 berjalan otomatis begitu domainmu aktif. Poin 5 bergantung pada kualitas daftar kontakmu.