Contoh Invoice dan Format yang Benar: Isi Wajib, PPN, dan Terbilang

Invoice adalah surat tagihan dari penjual ke pembeli yang menyebut apa yang dibeli, berapa yang harus dibayar, kapan batasnya, dan ke mana membayarnya. Invoice yang benar paling tidak berisi identitas penjual dan pembeli, nomor invoice yang unik, tanggal terbit dan jatuh tempo, rincian barang atau jasa, total yang harus dibayar, dan cara pembayaran. Kalau usahamu sudah menjadi Pengusaha Kena Pajak (PKP), cantumkan juga PPN dan NPWP.

Di bawah ini ada daftar isi wajib invoice, dua contoh invoice lengkap dengan hitungannya, aturan PPN yang berlaku sekarang, dan cara mengirim invoice lewat WhatsApp supaya cepat dibayar.

Apa bedanya invoice, kuitansi, nota, dan faktur pajak?

Keempatnya sering tertukar, padahal fungsinya berbeda:

Jadi alurnya: kamu mengirim invoice, pembeli membayar, lalu kamu memberi kuitansi atau menandai invoice sebagai lunas. Kalau kamu PKP, faktur pajak dibuat terpisah lewat sistem DJP. Invoice biasa tidak menggantikan faktur pajak.

Apa saja isi invoice yang wajib ada?

1. Kata "INVOICE" atau "TAGIHAN" yang jelas di bagian atas.
2. Nomor invoice yang unik, misalnya INV/2026/11/0007. Satu nomor hanya untuk satu invoice.
3. Tanggal terbit dan tanggal jatuh tempo. Tanpa jatuh tempo, pembeli tidak merasa perlu buru-buru membayar.
4. Identitas penjual: nama usaha, alamat, nomor WhatsApp atau email, dan logo kalau ada. Cantumkan NPWP kalau usahamu PKP.
5. Identitas pembeli: nama orang atau perusahaan, alamat, dan kontaknya.
6. Rincian barang atau jasa: nama, jumlah, satuan, harga satuan, dan jumlah harga per baris.
7. Subtotal, diskon, pajak, dan ongkos kirim, masing-masing di barisnya sendiri.
8. Total yang harus dibayar, ditulis dengan angka dan dengan terbilang (huruf).
9. Uang muka (DP) dan sisa tagihan, kalau pembeli sudah membayar sebagian.
10. Cara pembayaran: nama bank, nomor rekening, dan atas nama siapa, atau QRIS dan e-wallet.
11. Catatan atau syarat, misalnya "Pesanan diproses setelah DP diterima".
12. Tanda tangan dan cap usaha. Tidak wajib, tapi membuat invoice terlihat lebih resmi, terutama untuk klien perusahaan.

Contoh invoice 1: usaha kecil tanpa PPN, dengan uang muka

Contoh ini untuk usaha yang belum menjadi PKP, seperti kebanyakan UMKM, sehingga tidak memungut PPN.

INVOICE No. INV/2026/11/0007 Tanggal: 3 November 2026 · Jatuh tempo: 10 November 2026

Dari: Dapur Rina, Jl. Melati No. 12, Pekanbaru · WA 0812-xxxx-xxxx Kepada: Ibu Sari Wulandari, Jl. Kenanga No. 5, Pekanbaru

Terbilang: dua juta empat ratus dua puluh lima ribu rupiah

Pembayaran: transfer ke rekening Bank XYZ 123-456-7890 a.n. Rina Lestari, atau scan QRIS di halaman invoice.

Catatan: Pesanan untuk acara tanggal 12 November 2026. Sisa tagihan dibayar paling lambat tanggal jatuh tempo.

Contoh invoice 2: jasa dari usaha PKP, dengan PPN

Contoh ini untuk usaha yang sudah PKP. Harga jasa belum termasuk PPN, sehingga PPN ditambahkan di atas subtotal.

INVOICE No. INV/2026/11/0012 Tanggal: 5 November 2026 · Jatuh tempo: 19 November 2026

Dari: Studio Desain Rina · NPWP 0000 0000 0000 0000 Kepada: PT Contoh Usaha Bersama · NPWP 0000 0000 0000 0000

Terbilang: tiga juta delapan ratus delapan puluh lima ribu rupiah

Pembayaran: transfer ke Bank XYZ 123-456-7890 a.n. Studio Desain Rina.

Faktur pajak dikirim terpisah setelah pembayaran diterima.

Kenapa PPN-nya 11%, bukan 12%? Penjelasannya di bagian berikut.

Kapan invoice boleh mencantumkan PPN?

Hanya Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang boleh memungut PPN. Usaha wajib dikukuhkan sebagai PKP kalau omzetnya lebih dari Rp4,8 miliar setahun. Usaha dengan omzet di bawah itu boleh memilih menjadi PKP secara sukarela. Kalau usahamu bukan PKP, jangan menambahkan PPN di invoice, karena kamu tidak berhak memungutnya.

Untuk yang sudah PKP, aturan yang berlaku sejak 2025 (PMK 131 Tahun 2024) adalah:

• Tarif PPN 12%, tapi untuk barang dan jasa yang bukan barang mewah, dasar pengenaan pajaknya adalah 11/12 dari harga jual. Hasilnya sama dengan 11% dari harga. Pada contoh 2: 12% × (11/12 × Rp3.500.000) = Rp385.000, sama dengan 11% × Rp3.500.000.
• Untuk barang mewah yang kena Pajak Penjualan atas Barang Mewah (PPnBM), PPN dihitung penuh 12% dari harga jual.
• PKP tetap wajib membuat faktur pajak lewat Coretax DJP untuk setiap penyerahan yang kena pajak. Mencantumkan PPN di invoice tidak menggantikan kewajiban ini.

Aturan pajak bisa berubah. Kalau ragu, pastikan ke konsultan pajak atau kantor pajak tempatmu terdaftar.

Bagaimana format nomor invoice yang baik?

Nomor invoice yang baik unik, berurutan, dan mudah dicari. Format yang umum dipakai di Indonesia:

• INV/2026/11/0007: kode, tahun, bulan, lalu nomor urut.
• INV-2026-0007: kode, tahun, nomor urut yang tidak diulang tiap bulan.
• DR/INV/2611/007: kode usaha, kode dokumen, tahun dan bulan, nomor urut.

Pilih satu format dan pakai terus. Jangan pernah memakai nomor yang sama dua kali, walaupun invoice lamanya dibatalkan. Batalkan invoice lama dan buat nomor baru.

Kenapa invoice perlu terbilang?

Terbilang adalah total yang ditulis dengan huruf, misalnya "dua juta empat ratus dua puluh lima ribu rupiah". Gunanya mencegah salah baca dan mencegah angka diubah, misalnya Rp2.425.000 yang ditambah satu angka nol menjadi Rp24.250.000. Untuk invoice ke perusahaan, bagian keuangan biasanya memeriksa kecocokan angka dan terbilangnya.

Cara mengirim invoice lewat WhatsApp

Banyak UMKM menagih lewat WhatsApp. Supaya terlihat profesional dan cepat dibayar:

• Kirim link atau PDF, bukan foto layar. Foto mudah buram, tidak bisa dicari, dan mudah diubah orang lain.
• Tulis ringkasan di pesannya: nomor invoice, total, dan jatuh tempo, supaya pembeli tidak perlu membuka lampiran untuk tahu berapa yang harus dibayar.
• Sertakan cara bayar yang jelas.

Contoh pesan saat mengirim invoice:

Halo Bu Sari, berikut invoice INV/2026/11/0007 untuk pesanan nasi kotak acara tanggal 12 November. Sisa tagihan Rp1.425.000, jatuh tempo 10 November 2026. Detail dan cara bayar ada di link ini: [link invoice] Terima kasih, Bu.

Contoh pengingat yang sopan, dikirim sehari sebelum jatuh tempo:

Halo Bu Sari, sekadar mengingatkan invoice INV/2026/11/0007 sebesar Rp1.425.000 jatuh tempo besok, 10 November. Kalau sudah ditransfer, abaikan pesan ini ya, Bu. Terima kasih!

Kesalahan yang sering terjadi

• Tidak ada tanggal jatuh tempo, sehingga pembayaran terus diundur.
• Nomor invoice ganda atau tidak berurutan, yang menyulitkan pembukuan.
• Mencantumkan PPN padahal bukan PKP.
• Rekening tidak jelas atas nama siapa, sehingga pembeli ragu mentransfer.
• Mengirim file Word yang tampilannya berubah di HP dan isinya mudah diubah.
• Tidak menandai invoice yang sudah lunas, sehingga lupa mana yang belum dibayar.

Cara membuat invoice gratis di Kirim.id

Kirim Invoice adalah fitur gratis dari Kirim.id untuk membuat dan membagikan invoice dari HP atau laptop, tanpa batas jumlah invoice.

1. Daftar gratis di Kirim.id, lalu aktifkan Invoice dari halaman Produk di dashboard.
2. Lengkapi pengaturan sekali saja: nama usaha, logo, alamat, NPWP kalau ada, rekening bank, QRIS atau e-wallet, serta tanda tangan dan cap. Atur juga format nomor invoice, jatuh tempo bawaan, dan pajak bawaan.
3. Buat invoice. Pilih pelanggan dan barang yang sudah tersimpan, atau ketik baru. Subtotal, diskon (persen atau nominal), pajak dengan persentase yang bisa kamu atur, ongkos kirim, uang muka, sisa tagihan, dan terbilang dihitung otomatis. Nomornya juga terisi sendiri, misalnya INV/2026/11/0001.
4. Bagikan. Klik Kirim lewat WhatsApp untuk menyiapkan pesan berisi nominal, jatuh tempo, dan link invoice. Klien membuka invoice di halaman kirim.id/invoice/… dan bisa mengunduh PDF atau mencetaknya. Kalau kamu memakai Kirim Email, invoice juga bisa dikirim lewat email dari domain usahamu sendiri dengan PDF terlampir (1 koin per email).
5. Pantau sampai lunas. Kamu bisa melihat kapan dan berapa kali invoice dibuka klien. Setelah uangnya masuk, klik Tandai lunas.

Link invoice berisi kode acak yang tidak bisa ditebak, tidak muncul di Google, dan bisa kamu matikan kapan saja. Kirim.id tidak memegang uangmu: klien membayar langsung ke rekening atau QRIS milikmu.

Ringkasan

• Invoice = tagihan sebelum dibayar. Kuitansi = bukti setelah dibayar. Faktur pajak = dokumen pajak PKP lewat Coretax DJP.
• Isi wajib: nomor unik, tanggal terbit dan jatuh tempo, identitas kedua pihak, rincian, total dengan terbilang, dan cara bayar.
• Bukan PKP? Jangan tambahkan PPN. Untuk PKP, PPN barang dan jasa non-mewah sama dengan 11% dari harga (12% × DPP 11/12).
• Pakai format nomor yang konsisten dan jangan pernah memakai nomor yang sama dua kali.
• Kirim link atau PDF lewat WhatsApp dengan ringkasan nominal dan jatuh tempo, lalu ingatkan dengan sopan sebelum jatuh tempo.

Mau langsung membuat invoice pertamamu? Buat invoice online gratis di Kirim.id: isi pelanggan dan barang, lalu kirim link-nya ke WhatsApp klien dalam semenit.