Contoh Email Selamat Datang untuk Pelanggan Baru dan Cara Mengirimnya Otomatis

Email selamat datang (welcome email) adalah email pertama yang diterima seseorang setelah berlangganan newsletter, membuat akun, atau membeli pertama kali di tokomu. Email ini dikirim saat minat penerima sedang paling tinggi, jadi sebaiknya terkirim seketika dan berisi tiga hal: ucapan terima kasih, apa yang akan ia terima darimu, dan satu ajakan yang jelas. Misalnya kode diskon pembelian pertama atau tautan ke produk terlaris.

Di bawah ini ada isi yang wajib ada, tiga contoh yang bisa langsung kamu sesuaikan, rangkaian welcome series, dan cara membuatnya terkirim otomatis.

Kenapa email selamat datang penting?

Orang yang baru saja mendaftar sedang ingat dan peduli pada bisnismu. Beberapa hari kemudian perhatiannya sudah pindah. Email selamat datang memanfaatkan momen itu untuk:

• memastikan emailmu dikenali. Email pertama yang dibuka dan dibalas memberi sinyal baik ke Gmail bahwa penerima memang menginginkan emailmu;
• menepati janji saat mendaftar, misalnya kupon yang dijanjikan di formulir langganan;
• mengatur harapan. Penerima tahu seberapa sering ia akan menerima email dan isinya apa, sehingga lebih kecil kemungkinannya menekan tombol spam nanti.

Sebaliknya, orang yang baru menerima email pertamamu dua minggu setelah mendaftar sering sudah lupa pernah mendaftar. Dari situ tombol "Laporkan spam" biasanya ditekan.

Apa saja isi email selamat datang?

1. Ucapan terima kasih yang menyebut namanya. "Halo Rina, terima kasih sudah bergabung" terasa jauh lebih personal daripada "Dear customer".
2. Apa yang akan ia terima. Promo mingguan, tips, atau info produk baru, dan seberapa sering.
3. Janji yang ditepati. Kalau formulirmu menjanjikan diskon, kode diskonnya harus ada di email ini.
4. Satu ajakan utama. Satu tombol saja, misalnya "Belanja sekarang" atau "Mulai kelas pertama". Terlalu banyak pilihan membuat orang tidak memilih apa pun.
5. Identitas yang jelas. Nama pengirim yang dikenali, alamat balasan yang benar-benar dibaca (bukan no-reply), dan kontak bisnismu.
6. Cara berhenti berlangganan. Ini wajib untuk email marketing, dan justru menjaga reputasi pengirimanmu.

Contoh email selamat datang

Tiga contoh berikut bisa kamu salin lalu sesuaikan. Bagian {{nama_depan|Kak}} adalah merge tag: otomatis terisi nama depan penerima, atau "Kak" kalau namanya kosong.

Contoh 1: toko online, dengan kupon pembelian pertama

Subjek: Selamat datang, {{nama_depan|Kak}}! Ini kode diskonmu Preheader: Diskon 10% untuk belanja pertama, berlaku 7 hari.

Halo {{nama_depan|Kak}},

Terima kasih sudah bergabung dengan Toko Rina! Seperti janji kami, ini kode diskon 10% untuk belanja pertamamu:

SELAMATDATANG10, berlaku sampai 7 hari ke depan.

Setiap Jumat kami akan mengirim promo pilihan dan kabar produk baru, tidak lebih dari sekali seminggu.

[Belanja sekarang]

Ada pertanyaan soal ukuran atau pengiriman? Balas saja email ini, tim kami yang membacanya.

Contoh 2: kelas atau kursus online

Subjek: {{nama_depan|Kak}}, kelas pertamamu sudah siap Preheader: Mulai dari video 10 menit ini.

Halo {{nama_depan|Kak}},

Selamat datang di Kelas Desain Rina! Supaya tidak bingung harus mulai dari mana, kami siapkan satu video perkenalan berdurasi 10 menit.

[Tonton video pertama]

Dua hari lagi kami kirim materi kedua: cara memilih warna untuk brand. Sampai jumpa di sana!

Contoh 3: bisnis jasa (B2B)

Subjek: Terima kasih sudah mendaftar, {{nama_depan|Kak}} Preheader: Ini langkah berikutnya dan siapa yang bisa kamu hubungi.

Halo {{nama_depan|Kak}},

Terima kasih sudah mendaftar di Jasa Pembukuan Rina. Langkah berikutnya: jadwalkan konsultasi gratis 30 menit supaya kami bisa memahami kebutuhan bisnismu.

[Pilih jadwal konsultasi]

Kalau lebih nyaman lewat chat, balas email ini atau hubungi kami di WhatsApp. Kamu akan menerima tips pajak dan pembukuan dari kami dua kali sebulan.

Bagaimana dengan welcome series?

Satu email selamat datang sudah baik. Rangkaian dua sampai tiga email dalam seminggu pertama (welcome series) biasanya lebih efektif, karena setiap email punya satu tugas:

Jaga isinya tetap relevan: pengingat kupon sebaiknya tidak dikirim ke orang yang sudah memakai kuponnya, jadi kalimatnya cukup netral ("kalau belum sempat dipakai…").

Kesalahan yang sering terjadi

• Terlambat dikirim. Email selamat datang yang dikirim manual seminggu sekali kehilangan momennya. Buat otomatis.
• Isinya hanya "Terima kasih telah mendaftar". Tanpa langkah berikutnya, penerima tidak tahu harus berbuat apa.
• Memakai alamat no-reply. Balasan penerima adalah sinyal positif dan kesempatan berjualan, jangan ditolak.
• Dikirim ke daftar yang dibeli. Email selamat datang hanya untuk orang yang benar-benar mendaftar sendiri.
• Mencampur urusan akun dengan promo. Email konfirmasi akun atau reset password sebaiknya terpisah dari email promosi. Bedanya kami jelaskan di email transaksional vs email marketing.

Cara membuat email selamat datang otomatis di Kirim.id

Di Kirim.id, email otomatis terdiri dari dua bagian: Autoresponder (isi emailnya) dan Journey (alurnya: kapan dikirim dan apa yang terjadi berikutnya).

1. Buat emailnya di menu Otomatisasi → Autoresponder. Tulis subjek, preheader, dan isinya, lengkap dengan merge tag nama.
2. Buat journey dan pilih pemicunya. Untuk email selamat datang, pakai Subscribe lewat form publik (pengunjung mengisi formulir langganan) atau Masuk audience (kontak masuk audience lewat cara apa pun, termasuk impor dan API).
3. Tambahkan langkah Email dan pilih autoresponder tadi. Untuk welcome series, tambahkan jeda waktu dan email berikutnya.
4. Aktifkan journey. Sejak itu setiap kontak baru menerima emailnya sendiri, 24 jam sehari.

Kalau audience-mu memakai double opt-in, kontak baru masuk journey setelah mengklik email konfirmasi. Ini cara terbaik memastikan alamatnya benar dan pemiliknya memang mau.

Email selamat datang juga tidak tertahan oleh pemanasan domain. Selama domain baru dipanaskan, jam kirim mulai pukul 08.00 WIB hanya berlaku untuk campaign, jadi pendaftar yang masuk tengah malam tetap langsung menerima emailnya. Biayanya sama seperti email lain: 1 koin (Rp0,5) per email.

Panduan langkah demi langkahnya ada di Autoresponder, Customer journey, dan Personalisasi dengan merge tag.

Ringkasan

• Kirim email selamat datang seketika, saat minat penerima paling tinggi.
• Isinya: terima kasih yang personal, apa yang akan diterima, janji yang ditepati, satu ajakan, identitas yang jelas, dan cara berhenti berlangganan.
• Welcome series dua sampai tiga email di minggu pertama biasanya lebih efektif daripada satu email saja.
• Buat otomatis dengan pemicu formulir langganan atau masuk audience, supaya tidak ada pendaftar baru yang terlewat.

Coba buat email selamat datang pertamamu dengan email otomatis Kirim.id. Akun baru mendapat 1.000 koin gratis untuk mencobanya.